Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Satu sistem untuk akademik, kesiswaan, keuangan, dan persuratan sekolah.
0852-3207-7932 · kukohsantoso013@gmail.com · qkohst.github.io
Surat penawaran
Tuban, 16 September 2026
Kepada Yth.
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini saya mengajukan penawaran Sistem Informasi Manajemen Sekolah. Aplikasinya sudah jadi dan sudah dipakai, sehingga dapat dipasang untuk lembaga Anda tanpa menunggu proses pembangunan dari awal.
Di dalam berkas ini Anda akan menemukan masalah yang dijawab aplikasi ini, daftar modul dan tampilan layarnya, rincian harga, spesifikasi teknis, jaminan dukungan, dan lini waktu pemasangan. Semuanya ditulis apa adanya agar bisa Anda nilai sendiri sebelum memutuskan.
Bila ada bagian yang perlu disesuaikan dengan aturan yang berlaku di lembaga Anda, silakan sampaikan. Penyesuaian seperti itu memang biasa dan sudah saya perhitungkan.
Hormat saya,
Kukoh Santoso
Web Developer
Daftar isi
- Surat penawaran01
- Daftar isi02
- Ringkasan03
- Solusi yang ditawarkan04
- Modul dan fitur05
- Tampilan aplikasi (1/2)06
- Tampilan aplikasi (2/2)07
- Manfaat yang bisa diukur08
- Dua cara mengambil09
- Biaya tambahan opsional10
- Sudah termasuk · Belum termasuk11
- Spesifikasi teknis dan keamanan data12
- Proses dan lini waktu13
- Tanya-jawab14
- Syarat dan ketentuan15
- Langkah memulai16
- Lembar persetujuan17
Tentang penyedia
- 5tahun pengalaman
- 27proyek selesai
- 4produk siap pakai
Aplikasi dalam penawaran ini saya kerjakan sendiri, bukan produk pihak lain yang dijual ulang. Karena itu setiap penyesuaian bisa dikerjakan langsung, tanpa perantara dan tanpa menunggu antrean vendor.
Sejak 2021 saya membangun sistem administrasi sekolah, aplikasi kasir, dan sistem tagihan untuk lembaga pendidikan, perusahaan swasta, otoritas di bidang keuangan, dan pemerintah desa.
Ringkasan
- 01
Platform administrasi sekolah yang menyatukan pekerjaan yang biasanya tersebar di banyak berkas Excel dan buku tulis.
- 02
Enam peran pengguna dengan hak akses terpisah, sehingga tiap petugas hanya melihat data yang menjadi tanggung jawabnya.
- 03
Dikembangkan bertahap sejak 2021 dan masih terus dilanjutkan — bukan prototipe, melainkan sistem yang sudah matang.
- 04
Tersedia dua jalur: beli lisensi siap pakai, atau dibangun khusus mengikuti aturan sekolah Anda.
Masalah yang dijawab
- Data peserta didik, nilai, dan pembayaran tersimpan di berkas Excel yang terpisah-pisah dan mudah tertimpa.
- Rekap presensi dikerjakan manual tiap akhir bulan, memakan waktu dan rawan salah hitung.
- Tagihan dan pembayaran siswa sulit ditelusuri ketika wali murid bertanya.
- Surat masuk dan keluar tidak teragenda, sehingga sulit dicari saat dibutuhkan.
- Catatan pelanggaran siswa tersebar di buku masing-masing guru dan tidak pernah terakumulasi.
- Wali murid baru mengetahui persoalan anaknya saat pembagian rapor, sudah terlambat untuk ditindaklanjuti.
Solusi yang ditawarkan
Seluruh pekerjaan administrasi dipindahkan ke satu tempat dengan pemisahan hak akses yang tegas. Guru cukup mengisi presensi kelasnya sendiri, petugas keuangan tidak menyentuh data akademik, dan siswa hanya melihat catatan dirinya.
Setiap kejadian yang penting bagi wali murid — presensi, pelanggaran, dan bukti pembayaran — dikirim otomatis lewat WhatsApp pada hari yang sama, sehingga sekolah tidak perlu menunggu akhir semester untuk berkomunikasi.
Semua laporan dapat diekspor ke Excel maupun PDF, jadi format yang selama ini dipakai sekolah untuk pelaporan ke dinas tetap bisa dihasilkan tanpa mengetik ulang.
Siapa yang memakai
- AdminData master sekolah, tahun pelajaran, guru, rombongan belajar, dan peserta didik.
- Admin SuratKlasifikasi, surat masuk dan keluar, disposisi, serta agenda surat.
- Admin KeuanganTagihan siswa, transaksi pembayaran, tabungan, serta kas masuk dan keluar sekolah.
- GuruPresensi harian mata pelajaran yang diampu dan jadwal mengajar.
- Guru BKPencatatan poin pelanggaran dan penanganan kasus kesiswaan.
- SiswaMelihat presensi, tagihan, tabungan, dan catatan pelanggaran dirinya sendiri.
Modul dan fitur
| Modul | Keterangan |
|---|---|
| Peran dan hak akses | Enam peran dengan menu dan data yang dipisah tegas menurut tanggung jawab. |
| Data master sekolah | Profil sekolah, tahun pelajaran, guru, tenaga kependidikan, rombongan belajar, peserta didik, alumni, dan siswa keluar. |
| Alumni dan siswa keluar | Pencatatan siswa lulus dan keluar, terpisah dari data aktif, beserta ekspor Excel. |
| Jadwal dan mata pelajaran | Penyusunan mata pelajaran dan jadwal pelajaran per rombongan belajar. |
| Presensi harian | Presensi per mata pelajaran yang diisi langsung oleh guru pengampu. |
| Poin pelanggaran | Pencatatan oleh Guru BK dengan akumulasi poin yang berjalan otomatis. |
| Persuratan digital | Klasifikasi, surat masuk dan keluar, disposisi, serta agenda surat. |
| Keuangan siswa | Rincian tagihan, transaksi pembayaran, dan tabungan setor maupun tarik. |
| Tabungan siswa | Setor dan tarik tunai tabungan siswa beserta saldo, laporan, dan pemberitahuan ke orang tua. |
| Keuangan sekolah | Kategori kas serta pencatatan pemasukan dan pengeluaran sekolah. |
| Laporan dan ekspor | Laporan keuangan, presensi, dan pelanggaran yang dapat diekspor ke Excel maupun PDF. |
| Notifikasi WhatsApp | Kehadiran, pelanggaran, pembayaran, dan tabungan dikabarkan ke orang tua pada hari yang sama. Pengirimnya berjalan di server sendiri, bukan layanan berlangganan. |
| Pemulihan kata sandi | Pengguna mengatur ulang kata sandinya sendiri lewat kode sekali pakai, tanpa menunggu admin. |
| Pengumuman | Pengumuman sekolah yang terbaca semua peran, dibuat oleh admin, tata usaha, atau bagian keuangan. |
| Panduan dalam aplikasi | Tur interaktif, dokumentasi, dan bantuan kontekstual pada tiap halaman. |
| Impor massal | Pemasukan data awal lewat berkas Excel dan pencarian cepat pada setiap tabel. |
Tampilan aplikasi (1/2)
Tampilan aplikasi (2/2)
Manfaat yang bisa diukur
| Pekerjaan | Cara sekarang | Setelah pakai aplikasi | Perkiraan hemat |
|---|---|---|---|
| Rekap kehadiran siswa satu bulan | Dihitung tangan dari buku absensi tiap kelas | Sudah terekap sendiri, tinggal cetak atau ekspor Excel | ± 6 jam per bulan |
| Menjawab pertanyaan orang tua soal tagihan | Dicari di buku kas dan tumpukan kuitansi | Riwayat pembayaran per siswa terbuka dalam hitungan detik | ± 10 menit jadi kurang dari 1 menit |
| Mengabari orang tua saat anak tidak masuk | Ditelepon satu per satu bila ada waktu | Pesan WhatsApp terkirim sendiri pada hari yang sama | Tidak ada lagi kabar yang terlambat |
| Menyusun laporan keuangan sekolah | Disalin ulang dari beberapa buku dan berkas Excel | Laporan pemasukan dan pengeluaran siap ekspor per kategori dan periode | ± 1 hari kerja per bulan |
| Mengumpulkan catatan pelanggaran siswa | Tersebar di buku masing-masing guru | Terkumpul dalam satu riwayat per siswa beserta poinnya | Rekap kesiswaan tidak perlu dikumpulkan ulang |
Angka di atas adalah perkiraan berdasarkan alur kerja yang biasa berjalan sebelum aplikasi dipakai, bukan hasil pengukuran di lembaga Anda. Setelah melihat cara kerja Anda, perkiraannya bisa disesuaikan.
Dua cara mengambil
Beli siap pakai
Aplikasi sudah jadi dan teruji. Dipasang, disesuaikan identitasnya, lalu langsung dipakai.
Rp7.000.000
Beli putus
- 16 modul, 6 peran pengguna
- Pemasangan, pemasukan data awal, dan pelatihan
- Pendampingan dua bulan setelah serah terima
Tepat bila alur kerja Anda mirip dengan yang ditampilkan di halaman sebelumnya.
Dibangun khusus
Dirancang ulang mengikuti aturan dan alur kerja Anda sendiri, memakai sistem ini sebagai titik berangkat.
Rp12.500.000 – Rp23.500.000
Tergantung lingkup penyesuaian
- Seluruh isi paket siap pakai
- Penyesuaian modul, laporan, dan format cetak
- Angka pasti disusun setelah kebutuhan didata
Tepat bila ada aturan lembaga yang tidak bisa ditawar dan harus diikuti sistemnya.
Harga lisensi dibayar satu kali. Tidak ada biaya tahunan dan tidak ada langganan bulanan.
Tahap pembayaran
| Tahap | Waktu | Jumlah |
|---|---|---|
| Tahap I · 50% | Saat kesepakatan ditandatangani | Rp3.500.000 |
| Tahap II · 50% | Saat serah terima | Rp3.500.000 |
Biaya tambahan opsional
| Pekerjaan tambahan | Biaya |
|---|---|
| Menu atau laporan baru yang sederhana | Rp450.000–Rp750.000 |
| Laporan dengan perhitungan dan penyaringan khusus | Rp900.000–Rp1.800.000 |
| Penyesuaian format cetak agar sesuai aturan lembaga | Rp300.000–Rp600.000 |
| Pemindahan data dari sistem lama di luar format Excel | Rp1.200.000–Rp2.400.000 |
| Pemasangan ulang ke server baru | Rp450.000–Rp900.000 |
| Perpanjangan pendampingan, per bulan | Rp600.000 |
Biaya di atas adalah kisaran. Angka pastinya disampaikan dan disetujui lebih dulu setelah kebutuhannya jelas, sehingga tidak ada tagihan yang muncul di luar dugaan.
Sudah termasuk · Belum termasuk
Sudah termasuk
- Lisensi pemakaian untuk satu sekolah, tanpa batas jumlah pengguna maupun siswa.
- Pemasangan ke server sekolah atau hosting pilihan Anda.
- Pemindahan data awal dari berkas Excel yang sudah ada.
- Penyesuaian identitas: nama, logo, kop surat, dan format penomoran.
- Pelatihan daring untuk admin dan perwakilan guru.
- Pendampingan dua bulan pertama setelah serah terima.
Belum termasuk
- Biaya server, domain, dan sertifikat SSL (dapat kami bantu pengadaannya).
- Nomor WhatsApp khusus untuk pengiriman pemberitahuan, beserta layanan pengirimnya yang berjalan di server yang sama.
- Perangkat keras seperti komputer, pemindai, maupun printer.
- Penambahan modul baru di luar daftar di atas — dihitung sebagai pekerjaan terpisah.
Dukungan dan jaminan
Pendampingan dua bulan pertama setelah serah terima sudah termasuk dalam harga lisensi.
- Kanal
- WhatsApp dan email, langsung ke pengembangnya. Tidak ada nomor tiket dan tidak ada petugas perantara.
- Jam layanan
- Senin sampai Jumat, pukul 08.00–17.00 WIB. Di luar jam itu pesan tetap masuk dan dibalas pada hari kerja berikutnya.
Target waktu balas
| Jenis kendala | Target |
|---|---|
| Aplikasi tidak bisa dibuka atau pekerjaan berhenti | Dibalas hari itu juga, penanganan dimulai pada hari yang sama |
| Ada fungsi yang salah hitung atau salah tampil | Dibalas dalam 1 hari kerja, perbaikan 1–3 hari kerja |
| Pertanyaan cara pakai | Dibalas dalam 1 hari kerja |
- Batas dukungan
- Yang ditangani tanpa biaya adalah perbaikan bug, yaitu fungsi yang sudah ada tetapi hasilnya salah. Permintaan yang menambah menu, laporan, atau alur kerja baru dihitung sebagai pekerjaan tambahan, dan harganya selalu disampaikan serta disetujui lebih dulu sebelum dikerjakan.
- Setelah dua bulan
- Setelah dua bulan, pendampingan dapat diperpanjang berbayar. Biaya per bulannya tercantum pada daftar biaya tambahan opsional, dan perpanjangan diambil hanya bila Anda memerlukannya.
Spesifikasi teknis dan keamanan data
| Hal | Keterangan |
|---|---|
| Cara pemasangan | Bisa dipasang di server milik lembaga sendiri melalui jaringan lokal, atau di hosting dan VPS daring. Keduanya memakai aplikasi yang sama. |
| Server minimum | 1 inti prosesor, RAM 1 GB, ruang simpan 20 GB. |
| Server disarankan | 2 inti prosesor atau lebih, RAM 2 GB atau lebih, ruang simpan 40 GB atau lebih. |
| Perangkat lunak server | PHP 8, basis data MySQL atau MariaDB, dan web server Apache atau Nginx. |
| Komputer pengguna | Minimum dual core 1,5 GHz dengan RAM 2 GB. Disarankan setara Core i3 dengan RAM 4 GB. |
| Browser | Chrome, Edge, atau Firefox versi terbaru. Tidak ada program yang perlu dipasang di setiap komputer. |
| Hak akses | Setiap pengguna memakai akun sendiri dengan menu yang dibatasi menurut perannya. Kata sandi disimpan dalam bentuk terenkripsi, bukan teks biasa. |
| Cadangan data | Basis data dapat dicadangkan terjadwal ke berkas terpisah. Caranya diajarkan saat pelatihan; pelaksanaan rutinnya menjadi wewenang Anda. |
| Kepemilikan data | Seluruh data di dalam aplikasi adalah milik lembaga Anda. Saya tidak menyimpan salinannya dan tidak memakainya untuk keperluan apa pun. |
Proses dan lini waktu
-
01
Konsultasi
Pendataan kebutuhan, aturan sekolah, dan format laporan yang selama ini dipakai.
Perkiraan: 2–3 hari
-
02
Pemasangan
Penyiapan server, pemasangan aplikasi, dan penyesuaian identitas sekolah.
Perkiraan: 2 hari
-
03
Pemindahan data
Impor data guru, peserta didik, rombongan belajar, dan tagihan berjalan.
Perkiraan: 3–5 hari
-
04
Pelatihan
Pendampingan admin dan guru sampai bisa memakai sendiri tanpa dibantu.
Perkiraan: 2 hari
-
05
Serah terima
Aplikasi berjalan penuh, disertai dokumentasi dan akun seluruh pengguna.
Perkiraan: 1 hari
Total perkiraan: 13 hari kerja
Tanya-jawab
- Kalau nanti pengembangnya berhenti atau tidak bisa dihubungi, bagaimana?
- Aplikasi tetap berjalan karena dipasang di server Anda sendiri, bukan di layanan milik saya. Salinan basis data dan cara mencadangkannya diserahkan saat serah terima, sehingga pengembang lain dapat mengambil alih bila diperlukan.
- Kenapa kode sumber tidak termasuk?
- Justru karena itu harga lisensinya jauh lebih ringan daripada membangun dari awal. Bila kode sumber memang Anda perlukan, tersedia jalur bangun khusus, atau pembelian kode sumber sebagai kesepakatan terpisah.
- Apakah data yang sudah ada bisa dipindahkan?
- Bisa, selama datanya berbentuk Excel atau dapat diekspor ke Excel. Pemasukan data awal sudah termasuk dalam harga lisensi.
- Apakah ada batas jumlah pengguna?
- Tidak ada. Lisensi berlaku untuk satu lembaga tanpa batas jumlah akun maupun jumlah komputer yang memakainya.
- Bagaimana kalau kami butuh menu atau laporan yang belum ada?
- Bisa ditambahkan sebagai pekerjaan tambahan. Perkiraan jam dan biayanya disampaikan dan disetujui lebih dulu, tidak pernah dikerjakan diam-diam lalu ditagih kemudian.
- Apakah harus punya internet?
- Tidak wajib. Bila dipasang di server lokal, aplikasi berjalan lewat jaringan di dalam gedung. Internet hanya diperlukan bila Anda ingin membukanya dari luar lokasi.
- Bisa dicoba dulu sebelum membeli?
- Bisa. Saya tunjukkan aplikasinya berjalan beserta data contoh, lewat pertemuan daring atau kunjungan, sebelum Anda mengambil keputusan.
Syarat dan ketentuan
- Pembayaran lisensi: 50% saat kesepakatan, 50% saat serah terima.
- Pendampingan dua bulan pertama setelah serah terima termasuk dalam harga lisensi. Setelah itu dapat diperpanjang berbayar.
- Lisensi berlaku untuk satu lembaga, tanpa batas jumlah pengguna maupun komputer, dan tidak dapat dialihkan ke lembaga lain tanpa kesepakatan baru.
- Kode sumber tidak termasuk dalam pembelian lisensi; tersedia sebagai kesepakatan terpisah.
- Yang ditangani tanpa biaya adalah perbaikan bug. Penambahan menu, laporan, atau alur kerja baru dihitung sebagai pekerjaan tambahan dan disetujui harganya lebih dulu.
- Anda menyediakan data dan keterangan yang dibutuhkan selama pemasangan. Keterlambatan penyediaan data ikut menggeser lini waktu.
- Seluruh data di dalam aplikasi adalah milik Anda. Saya menjaga kerahasiaannya dan tidak memakainya untuk keperluan lain.
- Tanggung jawab atas isi data dan transaksi di dalam aplikasi berada pada Anda sebagai pemakai.
- Pelatihan dilakukan daring. Bila diminta hadir di lokasi, biaya perjalanan dan akomodasi dihitung terpisah.
- Harga belum termasuk pajak yang berlaku, serta biaya server, domain, dan sertifikat SSL.
Berlaku sampai 16 Desember 2026
Langkah memulai
Sampaikan kebutuhan Anda
Hubungi saya lewat WhatsApp atau email. Ceritakan lembaga Anda, perkiraan jumlah pengguna, dan bagian mana dari penawaran ini yang perlu disesuaikan.
Pertemuan daring dan demo
Saya tunjukkan aplikasinya berjalan beserta data contoh, lalu kita sepakati lingkup pekerjaan dan lini waktunya.
Tanda tangan dan pembayaran tahap pertama
Setelah lembar persetujuan ditandatangani kedua pihak dan pembayaran tahap pertama diterima, pemasangan dimulai mengikuti lini waktu di halaman sebelumnya.
Cara pembayaran
Pembayaran dilakukan lewat transfer bank ke rekening atas nama Kukoh Santoso. Nomor rekening disampaikan bersama tagihan resmi setelah lembar persetujuan ditandatangani, dan setiap pembayaran dibalas dengan bukti terima.
Penutup
Terima kasih atas waktu Anda membaca penawaran ini. Saya siap mendiskusikan penyesuaian yang Anda butuhkan sebelum mengambil keputusan.
Lembar persetujuan
Lembar ini adalah bagian yang ditandatangani. Cetak halaman ini, isi dan tanda tangani kolom sebelah kanan, lalu kirim kembali kepada saya.
- Nomor penawaran
- 001/QST/TBN/IX/2026
- Produk
- Sistem Informasi Manajemen Sekolah
- Beli putus
- Rp7.000.000
Dengan menandatangani lembar ini, kedua pihak menyatakan telah membaca dan menyetujui lingkup pekerjaan, harga, serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam penawaran ini. Lembar yang sudah ditandatangani menjadi dasar dimulainya pekerjaan.
Penyedia
Tuban, 16 September 2026
Kukoh Santoso
Web Developer
0852-3207-7932 · kukohsantoso013@gmail.com
Pihak yang menyetujui
Tempat dan tanggal:
Nama dan tanda tangan
Jabatan:
Lembaga:
Kirim kembali lembar ini lewat WhatsApp atau email ke alamat yang tertera di atas. Hasil pindai maupun foto yang terbaca jelas sama-sama berlaku.
Jendela cetak akan terbuka — pilih tujuan “Simpan sebagai PDF” untuk mendapatkan berkasnya, atau langsung cetak ke kertas A4.